Lean im Office – Schaffhausen – 27. Juli 2017

Stammtisch vom 27. Juli 2017 – Schaffhausen

Dieser Anlass hatte ein bekanntes Thema im Fokus. Eines, das in den letzten Jahr für viele Diskussionen gesorgt hat. Es ging um Lean im Office. Die Anwendung der Lean-Vorgehenweise in den administrativen Bereichen.

Das Fraunhofer Institut hatte vor 10 Jahren Studien darüber erstellt, was in Büros an brachliegendem Potenzial vorhanden ist. Ein Drittel der täglichen Arbeiten ist „für die Katz“.

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Einige Jahre später – und eine Studie mehr – lag die Verschwendung-Quote noch immer im gleichen Prozentbereich. Dies obschon in unzähligen Unternehmungen ebensoviele Versuche stattfanden dies zu ändern. Was also ist falsch gelaufen?

Gleich vorneweg… Lean nur im Office zu betreiben ist Unsinn!

Fraunhofer Institut

Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung (Link) hat verschiedene Standorte (u.a. München, Bayreuth, Rostock, Mannheim, Stuttgart und Wien). Seine Aktivitäten sind der angewandten Forschung und Entwicklung in den Fächern Ingenieurwissenschaften, Informatik, Naturwissenschaften und Strukturwissenschaften zuzuordnen.

Zusammenfassungen der Studien: 2006 und 2010 .

Synonyme

Es gibt verschiedene Begriffe, welche jedoch mehr oder weniger das Gleiche bedeuten.

Beispiele: Lean im Office, Lean im Büro, Büro-Kaizen, Lean Administration

Schwachstellen

Es existiert eine Vielzahl von Schwachstellen in der Administration.

Beispiele: Engpässe, Fehler, Durchlaufzeit, Wartezeit, Doppelarbeiten, Kostendruck, Überlastung, Fehlzeiten, Effizienz, Koordination, Effektivität

Auswirkungen

Davon ausgehend, dass wir im Jahr 220 Tage arbeiten und 30% davon keinen Sinn macht: So arbeiten wir ca. 2.5 Monate pro Jahr für nichts. Rund 50% aufgrund fehlerhafter sowie schlecht abgestimmter Prozesse.

Alleine mit dem Suchen verbrauchen wir pro Jahr knappe 2 Wochen. Die kumulierten Ablenkungen sowie die schlechte Basisorganisation kosten rund 3 Wochen.

Unter dem Strich verschlechtert sich damit die Prozessqualität, das Arbeitsklima und somit Motivation der Menschen im Unternehmen.

Administration ungleich Produktion

Die meisten Vermittler dieser Materie sind sich gewohnt in der Produktion zu wirken, haben ein herausragendes Verständnis für die Methoden und adaptieren 1:1. Was nicht in jedem Fall ideal ist.

Zuerst werden die Potenziale erhoben und ausgewertet. Dann werden die Arbeitsplätze und das Umfeld aufgeräumt. Es folgen Punkte wie das Vermitteln von Methoden, dem Setzen von Standards, der Visualisierung und natürlich muss der Wertstrom erfasst und analysiert werden.

Moment … einen Schritt zurück…

Wie in der Studie aus dem Jahre 2006 zu lesen ist, wird der Verschwendungsgrad mit rund 30% angegeben. Im 2010 ist dieser Prozentsatz noch immer fast identisch.

Zitat eines Bekannten:

Lean ist im Büro nicht wirksam. Es hat sich nichts verändert!

Sinnvolles Vorgehen

In der Regel benötigt eine Unternehmung zuerst einmal Klarheit über den Wunsch des Kunden sowie der damit einhergehenden Kundenorientierung. Schon alleine das Bekenntnis dazu,  schriftlich festgehalten, ist schon etwas wert.

Wird zeitgleich eine einfache, verständliche Besprechungskultur und Informationskultur festgelegt (und gelebt), dann ist die Basis für das Verstehen der Zusammenhänge sowie deren künftige Verbesserung gelegt.

In den meisten Unternehmen ist ein wichtiger Hebel ein einfacher und logischer E-Mail-Knigge. Solche Kleinigkeiten unterstützen das System mehr als auf den ersten Blick erkennbar.

Agiert die Unternehmung nach dem 3-Prinzip (Gemba, Genchi Gembutsu, Genjitsu – vereinfacht: Ort, Sache, Fakten) wird in einer Firma ein wesentlicher Teil aller Blockaden, Zeitfresser und Schwachstellen aussortiert. Ohne auch nur einen Moment die Bestandteile der gebräuchlichen Vorgehensweise angefasst zu haben.

Nun macht es Sinn mit den erstgenannten Punkten zu beginnen. Die Menschen haben die positive Wirkung von Veränderungen erlebt und selbst dazu beigetragen. Eine gute Ausgangslage.

End-to-End Prozesse

Es sei nicht zu vergessen, dass im Lean Management durchgehende Prozesse wichtig sind. Diese beginnen meist ausserhalb der administrativen Zone und enden dort. Die Anwendung von Lean und Co. nur in einem Teilbereich – hier dem Büro – macht keinen Sinn.

Es ist nicht ausreichend, um eine Unternehmung langfristig und nachhaltig in eine Firma zu transformieren, welche nach Lean denkt und handelt. Das darf nicht vergessen werden.

Zusammenfassung des Abends

Vier Personen trafen sich im Güterhof, direkt unterhalb des Munot zum Austausch. Aus der Region kam eine Person, eine aus dem Kanton Aargau sowie zwei Personen aus Zürich. Somit hielt sich die Vorstellungsrunde in kleinem Rahmen, mehrheitlich kannte man sich bereits. Dies hatte jedoch den Vorteil, dass das Thema umso intensiver diskutiert wurde. Erneut ein toller Abend mit wertvollen Inputs und einem freundschaftlichem Austausch. Wir kommen gerne wieder.

Ausblick auf nächste Termine

Am 3. August findet der Jubiläums-Stammtisch in Zürich statt. Dies  im imagine im Hauptbahnhof. Fokus-Thema: Toyota-Weg, 4P-Modell, 14 Prinzipien des Managements.

Am 17. August werden wir in Willisau bei Brack.ch zu Gast sein. Wir geniessen zudem eine Führung durch das Logistikzentrum. Fokus-Thema: Lean und MTM in der Logistik

Wir freuen uns auf eine rege Beteiligung.

 

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Autor: Frederic Jordan

Selbständiger Organisations- und Managementberater mit Fokus Kaizen, Lean und Veränderung.

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